Eisenhower-Prinzip: Wie man mittels vier Quadranten feststellt, ob Entscheidungen dringend und wichtig sind Stell dir vor, du hast eine lange To-Do-Liste und weißt überhaupt nicht, wo du anfangen sollst. Wie entscheidet man, womit man beginnt und was noch warten kann? Das Eisenhower-Prinzip, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, hilft dabei, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Im Zuge dessen erkennt man auch, welche Aufgaben man hinten anstellen oder abgeben kann.

Wer entwickelte dieses Prinzip?

Dwight Eisenhower war General in der Armee und Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte während des Zweiten Krieges, bevor er der 34. Präsident der Vereinigten Staaten wurde. In der Armee musste Eisenhower jeden Tag viele schwierige Entscheidungen treffen. Deshalb entwickelte er eine Methode, die ihm dabei half, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren.

Wie wird das Eisenhower-Prinzip verwendet?

Bei der Eisenhower-Methode ergeben sich vier Quadranten, die jeweils unterschiedliche Strategien erfordern. Im Folgenden erklären wir euch die vier Parts en detaille:

Erster Quadrant: Zuerst erledigen

In den ersten Quadranten fallen Aufgaben, die sowohl wichtig sind, als auch zeitnah erledigt werden müssen. Man muss sich zuerst um sie kümmern, da sie wichtige Auswirkungen auf das eigene Leben oder die berufliche Laufbahn haben. Diesen Aufgaben solltest du dich so schnell wie möglich widmen.

Wenn du diese Aufgaben nicht erledigst, hat das negative Auswirkungen. Es ist äußerst wichtig, dass du die Aufgaben bewältigen kannst, die im ersten Quadranten liegen.

Als Beispiel für eine derartige Aufgabe könnte man die dringende Beantwortung einer E-Mail eines Kunden nennen. Auch im Privatleben können solche Aufgaben vorkommen. Ein medizinischer Notfall, ein brennender Herd oder ein schreiendes Baby fallen in diese Kategorie.

Zweiter Quadrant: Zeitpunkt festlegen

Die Aufgaben im zweiten Quadranten eilen nicht, sind aber wichtig. In dieser Kategorie willst du am meisten Zeit aufbringen. Die Aufgaben in diesem Quadranten sind vergleichbar mit langfristigen Zielen.

Welche Aufgaben könnten da beispielsweise anfallen? Bewegung ist sehr wichtig für die Gesundheit, doch du kannst ganz entspannt planen, wann du dich ihr widmest. Auch Zeit mit der Familie ist wichtig, sie kannst du ebenso in deinen Zeitplan einbauen. In puncto berufliche Laufbahn könnte ein bestimmter Abschluss von Nöten sein, doch du musst diesen Abschluss nicht sofort erhalten.

Du musst hierbei berücksichtigen, dass jeder Mensch andere Wünsche und Prioritäten hat, weshalb eine Aufgabe aus dem zweiten Quadranten bei einer anderen Person vielleicht woanders landen würde. Wenn eine Aufgabe nicht dringend ist, heißt das noch lange nicht, dass sie unwichtig ist. Dringlichkeit und Wichtigkeit wird oft gleichgesetzt, doch das stimmt nicht immer. Ziele bleiben in der Regel langfristig bestehen, weshalb damit verbundene Dinge in den zweiten Quadranten fallen.

Dritter Quadrant: Aufgabe abgeben

Kennst du es, dass man eine Aufgabe viel zu wichtig nimmt, die rückblickend von geringerer Bedeutung ist? Oder denkst du manchmal, dass etwas unbedingt erledigt werden muss, obwohl es eigentlich nicht so ist?

Dieser Fehler tritt besonders dann auf, wenn jemand dich bittet etwas zu tun, wovon du keinen besonderen Nutzen hast. Für Aufgaben im dritten Quadranten ist es wichtig, dass man lernt, wie man Aufgaben abgibt. Wenn du etwas fälschlicherweise für dringend hältst, ist der Grund dafür meistens eine äußere Ablenkung. Darunter fällt beispielsweise das Checken der E-Mails oder des Telefons, weshalb man direkt Leuten antwortet, die versucht haben, einen zu erreichen. Es könnte dringend sein, weshalb du bei deiner aktuellen Beschäftigung ein Pause einlegst. Doch tatsächlich könnte es auch später erledigt werden.

Wenn du dich gerade in einer wichtigen, intensiven Arbeitsphase befindest, solltest du das Telefon auch einfach mal klingeln lassen. Du kannst das Telefonat auf eine andere Person übertragen. Es erscheint zunächst zwar wichtig, doch eine andere Person kann diese Aufgabe übernehmen.

Vierter Quadrant: Löschen

Wenn man ehrlich ist, will man Aufgaben aus dem vierten Quadranten aus dem Weg gehen. Sie kosten lediglich Zeit und sollten deshalb gar nicht erst beachtet werden. Wenn du alle Aufgaben erkennst, die zu diesem Quadrant gehören und sie daraufhin streichst, wirst du Zeit haben, die du gut für den zweiten Quadranten gebrauchen kannst.

Beispielhaft kann man hier Videospiele oder das zweite Ansehen einer Serie nennen, oder auch das ziellose Surfen im Internet. Das bedeutet natürlich nicht, dass Dinge aus dem vierten Quadranten keine Berechtigung in deinem Leben haben. Man sollte das private und berufliche Leben ausgewogen halten, wobei man mit Pausen die eigene Energie wiederherstellen kann. Die Schwierigkeit liegt darin, die meiste Zeit für den zweiten Quadranten aufzuwenden, und nicht mehr als sein muss im vierten Quadranten.

Das Eisenhower-Prinzip und die Prokrastination

Es passiert oft schnell, dass man eigene Aufgaben falsch einordnet. Möglicherweise ist deine To-Do-Liste voll von Dingen, die alle gleichermaßen wichtig und dringend erscheinen. Wegen der Fülle an Punkten ist es aber nicht möglich, alle auf einmal zu erledigen. Folglich schiebt man Dinge auf. Um Prokrastination bekämpfen zu können, muss man sich fragen, warum man zögert. Ansonsten wird man die Gründe dafür nicht herausfinden und viel Zeit mit Aufgaben verbringen, die eigentlich dem dritten oder vierten Quadranten zuzuordnen wären.

Besonders die Aufgaben im zweiten Quadranten werden oft aufgeschoben, da sie zwar wichtig sind, aber nicht drängen. Wenn etwas Dringendes auftritt, wirst du ihm wahrscheinlich Vorrang gewähren, auch wenn es nur ein kleiner Anruf oder ein Gefallen für einen Mitarbeiter ist. Diese Tätigkeiten unterstützen im Endeffekt aber das Prokrastinieren.

Wie kann man mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips herausfinden, ob man prokrastiniert?

Beobachte und beurteile dich eine Woche lang, um herauszufinden, ob du die meiste Zeit in den ersten beiden Quadranten verbringst. Dafür solltest du sechs leere Raster aufzeichnen und jedem einen Wochentag zuordnen. In die Raster trägst du dann deine Tätigkeiten und erledigten Aufgaben mit dem verbundenen Zeitaufwand ein. Am Samstag trägst du dann alle Daten von Montag bis Freitag in das sechste Raster und rechnest aus, wie viel Zeit du insgesamt in den einzelnen Rastern verbracht hast. Für eine bessere Übersicht kannst du dann die Anteile in Prozent ausrechnen. Im Anschluss kannst du analysieren, ob du deine Zeit effizient nutzt und ob du etwas ändern musst.

Braindump – Warum ist das wichtig?

Wir leben in einer hektischen Gesellschaft, in der man oft mehrere Pflichten und Aufgaben gleichzeitig hat, die alle sehr dringend wirken. Dringende Aufgaben sind so sehr zur Routine geworden, dass echte Dringlichkeit nur noch selten auftritt. Wenn man wirklich wichtige Aufgaben hinten anstellt und Termine versäumt, wird man keinen beruflichen Erfolg erreichen. Du musst lernen, Verantwortung zu übernehmen und ihr gerecht zu werden. Auf diesem Weg kann dir die Eisenhower-Methode helfen, denn mit ihr kannst du Erledigungen leichter priorisieren.

Es wird wahrscheinlich nicht nur Teil der Arbeit bleiben, sondern sich auch auf das Privatleben übertragen. Beispielsweise kannst du in der Arbeit einen privaten Anruf erhalten, der wichtig erscheint, aber tatsächlich warten kann. Damit die Strategie aufgeht, muss man Aufgaben korrekt den Quadranten zuteilen. Wenn du mit etwas konfrontiert wirst, das schnell erledigt werden muss und deine Zukunft maßgeblich beeinflussen wird, solltest du dir auch mal einen halben Tag dafür Zeit nehmen, um dich damit zu befassen. Eliminiere alle möglichen Ablenkungen, indem du dein Telefon ausschaltest und deine Tür schließt. Lies keine E-Mails und lass auch sonst nichts zu, was dich aufhalten könnte. Erledige die Aufgabe, damit du sie abhaken kannst.

Wenn man nicht aufpasst, verbringt man viel Zeit im ersten und dritten Quadranten und lässt den zweiten außen vor. Der dritte Quadrant ist so beliebt, da man sich beschäftigt fühlt und man scheinbar etwas Sinnvolles tut. Für langfristige Erfolge sollte man sich aber auf den zweiten Quadranten konzentrieren. Du kannst auch folgenden Blick auf die Matrix haben: die meiste Zeit deines Lebens bist du im oberen Teil der Matrix. Arbeite im ersten Quadrat, weil es sein muss und verbringe die übrige Zeit im zweiten Quadranten. Sei nicht länger als nötig im dritten und vierten Quadranten.

Wir hoffen, dir hat dieser Artikel gefallen und du wurdest inspiriert, etwas Neues auszuprobieren. Bleib gesund und danke fürs Lesen, deine diefaktenseite 🙂